Od czego zacząć ustalenia dotyczące wesela?
Przed kontaktem z firmą dobrze mieć ustaloną datę lub kilka możliwych terminów, orientacyjną liczbę gości oraz miejsce ceremonii. Przy planowaniu wesela w Ciechanowie znaczenie ma też dojazd: jeśli ślub i przyjęcie odbywają się w różnych miejscach, czas przejazdu powinien znaleźć się w planie dnia. Podobnie jest z gośćmi przyjeżdżającymi spoza miasta. Warto wcześniej ustalić, czy będą potrzebować noclegu albo transportu po zakończeniu przyjęcia. Dzięki takim informacjom rozmowa o dostępności i kosztach będzie bardziej konkretna.
Oferty sal weselnych różnią się zakresem, dlatego sama cena za osobę niewiele mówi. Należy zapytać, ile posiłków obejmuje, czy wliczono napoje, tort, dekorację stołów oraz obsługę kelnerską. Osobnego potwierdzenia mogą wymagać menu dziecięce, posiłki dla osób z ograniczeniami żywieniowymi i opłata za poprawiny. Przed rezerwacją dobrze obejrzeć salę o podobnej porze dnia, o jakiej odbędzie się przyjęcie, oraz sprawdzić liczbę miejsc do siedzenia, przestrzeń do tańca, parking i warunki korzystania z terenu wokół obiektu.
Co ustalić z fotografem, zespołem i innymi usługodawcami?
Przy fotografie liczą się nie tylko pojedyncze zdjęcia pokazowe, lecz także pełniejszy materiał z jednego wesela. Pozwala ocenić zdjęcia z ceremonii, przyjęcia i słabiej oświetlonej sali. W rozmowie trzeba ustalić godziny pracy, liczbę przekazywanych zdjęć, termin oddania materiału i sposób jego udostępnienia. Jeśli w planach jest film, warto zapytać o długość gotowego nagrania, dźwięk z ceremonii oraz zasady wprowadzania poprawek. Z zespołem lub DJ-em należy omówić repertuar, prowadzenie zabaw, przerwy i zapotrzebowanie na miejsce oraz zasilanie. Dobrym pomysłem jest też wskazanie utworów, których para młoda nie chce usłyszeć.
Umowa i plan dnia bez niedomówień
Ustalenia telefoniczne warto przenieść do umowy: datę, godziny, zakres usługi, całkowitą cenę oraz terminy płatności. Trzeba rozróżnić zaliczkę od zadatku, bo ich rozliczenie po odwołaniu terminu może wyglądać inaczej. Należy również sprawdzić, co dzieje się w razie choroby wykonawcy, awarii sprzętu lub konieczności zmiany daty wesela. Przy usługach rozliczanych godzinowo przyda się stawka za przedłużenie pracy. Ostatnie potwierdzenie liczby gości, godzin dostaw i kontaktów do osób odpowiedzialnych za salę, muzykę oraz zdjęcia najlepiej zaplanować z wyprzedzeniem. Pozwoli to wychwycić rozbieżności, zanim pojawią się w dniu uroczystości.